Buenas práctias para reuniones Parte 1. Distribución de poder y buenas prácticas en general. Vía mar1sc0tron

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A continuación el primero de una serie de tres artículos elaborados por el colectivo  mar1sc0tron dedicado a temas de anarquismo y tecnología en relación sobre todo a la cuestión digitial. Este en concreto me parecio bastante básico pero nunca esta demás sobre todo cuando se arranca con algún colectivo nuevo trabajar las pautas que nos proponen las compas y seguramente en los que ya llevamos un tiempo recapitular sobre como estamos haciendo las cosas.


 Continuando con la serie de publicaciones relacionadas con las buenas prácticas de organización, esta vez compartimos algunas reflexiones sobre como organizar reuniones teniendo en cuenta valores como, la desencetralización del poder, la cultura de la seguridad y la autonomía.

Las buenas prácticas de comunicación son un elemento cultura que ayuda a mantener nuestro activismo funcionando, las reuniones poseen un papel central en la organización de los grupos que influye en el cumplimiento de sus objetivos.

De esta forma lanzaremos tres publicaciones que buscan compartir una compilación de reflexiones y prácticas asociadas a las reuniones. Nuestro foco son las reuniones online, por ello vamos a empezar hablando sobre los acuerdos generales, con algunos apuntes sobre las relaciones de poder y las buenas prácticas

Las prácticas no son “reglas” escritas que precisan de ser seguidas en toda reunión, son mas bien un puñado de orientaciones que podemos considerar interesanes (o no) dentro de nuestro contexto. Es importante observar que estamos de hecho poniendo práctica en cada momento, y si esto esta mejorando nuestras reuniones, teniendo a la vista los valores que defendemos y los objetivos que queremos alcanzar.

Distribución del poder y buenas prácticas en general.

Son muchos los facotres que van a influenciar el buen desarrollo de una reunión. Es muy importante que prestemos atención a lo siguiente: en muchos casos las reuniones son uno de los pocos momentos de interacción entre todo el grupo, y las dinámicas de esta van a influenciar bastante el desarrollo posterior del mismo.

Ante todo ¿cómo está distribuido el poder?

No es posible hablar de una reunión de personas sin prestar atención a las relaciones de poder que la envuelven. En este sentido nuestra valor fundamental es la horizontalidad, Es decir, buscamos garantizar un espacio de “habla” para todo el mundo y de escucha de nuestras potencialidades. Sea entre amigos, en la familia o en el trabajo las relaciones de poder visibles e invisibles determinaran el desarrollo de la reunión y su resultado, independientemente de que brillante sea una idea o el descontento que pueda generar.

Entre los poderes visibles tenemos::

– Turno de palabra, forma de mirar, gestos: La agresividad y firmeza en una posición son comunmente considerados sintomas positivos de que existe una disputa. Sin embargo, si el objetivo de la conversación no es ver quién tiene la razón o no, entonces puede ser señal de abuso o desesperación (o ambos). Si esta es el jeito que ha tomado, preste atención para ver si ayuda al grupo.

– Aconidicionamiento físico del espacio: alguien en la cabecera de una mesa larga puede ver a todo el mundo, mientras que quien esté en el lateral siempre tendrá un pequeño número de personas en su campo de visión. Las diferencias de altura también pueden dar lugar a diferencias de poder. Las fuentes de ruido y la luz pueden entorpecer la comunicación.

– Retórica: por más «visible» / audible que sea una frase, hay varias sutilezas en el acto de comunicación que buscan convencer a los demás, independientemente de que los argumentos sean buenos o malos. El que un argumento sea bueno o no es también una cuestión retórica, por lo que hay que tener cuidado para no caer en (o utilizar) argumentos de autoridad, llamamientos emocionales infundados, chantajes, entre otros.

– Acceso a herramientas: internet, celular, transporte, dinero, materiales gráficos, etc.

Y entre los poderes invisibles tenemos:

Privilegios: Cualquier sociedad autoritaria como la nuestra esta estructurada de manera que fuerza (independientemente de su voluntad) a que algunas personas tengan mas poder que otras. Las diferencias entre las personas no necesitan ser vistas como diferencias inherentes al poder. Estas pueden ser maneras complementarias al mismo. Mientras que, la abolición de estos privilegios siga siendo algo utópico conviene que, se preste atención a quién está en la reunión y lo que la sociedad le/te concede y lo que ella te/le quita

Estados psíquicos: La energía y la voluntad de cada persona en el momento de una reunión son siempre diferentes. Esto influencia por ejemplo, la paciencia y la exitación individual resultando ello siempre en una afectación colectiva.

Influencia en el grupo: Cada par de personas tiene un nivel diferente de afinidad entre sí.

Acceso a la información. Algunas personas saben mas sobre que esta ocurriendo que otras.

Tiempo disponible: El tiempo que cada persona tiene para dedicar al grupo, para prever la agenda de la reunión o para asumir tareas. Esto puede ser visible o invisible.

Capital cultural: El conocimiento y las habilidades intelectuales acumaladas de cada persona tiene le confiere un cierto poder y estatutos sociales. Y claro, otros poderes pueden seguir implicados, pero son los que hemos podido pensar hasta ahora.

¿Qué queremos con nuestra reunión?

Con las dinámicas de poder mas o menos claras, ahora podemos comenzar a pensar a donde queremos llegar con una reunión.

Nuestra intención es hacer que la reunión se desarrolle bien al mismo tiempo que, dismunimos las dinámicas nocivas de poder.

Teniendo la autonomía como valor guía, siempre estaremos oscilando entre dos objetivos: tomar decisiones y entender a las personas (encaminar acciones y debatir con atención). A menudo, una cosa lleva a la otra, pero no siempre. El hecho de que la reunión sea conducida a cualquier precio, en la mayoría de los casos, conduce al abuso de poder o a la expulsión. Por otra parte, hemos presenciado varias reuniones extremadamente aburridas cuando una persona u otra utilizaba su tiempo de habla (y lo extrapolaba) para contar sus problemas personales y angustias. Eso no es lo que queremos.

Recuerda, la reunión es sólo un momento en el evento social, en la vida del grupo. Ella no debe ser el único ni el último momento de conversación. Asegúrese de que haya otros espacios para intercambios.

Buenas prácticas en general

Para que cualquier reunión tenga mas “chance” (posibilidades) de acontecer bien algunos puntos parecen ser fundamentales. Recuerde que la reunión es un evento colectivo, no un lugar para hacerse famoso o ver sus ideas ser aceptadas.

Preparándose: consejos para hacer antes de ir a la reunión:

Puntualidad: Busque llegar un poco antes para intercambiar ideas, conocer las novedades, limpiar el espacio. Reserve la comunicación a distancia (correo electrónico, w-ap, chat) para concertar citas, no al revés.

Equipos: si necesitas algo para que la reunión ocurra (sillas, comida, auriculares, etc.).), prepárese con antelación.

Local: ayuda a preparar el lugar para que todo el mundo se sienta cómodo. Tenga comida, baño y almohadas o sillas disponibles. También es importante un lugar protegido de la intemperie (sol, lluvia, viento, ruido).

Nota: piensa en lo que quieres llevar a la reunión y estudia. Si es posible, comparte previamente tus puntos de interés con el grupo. Reflexiona sobre los puntos ajenos también.

Comunicación: Verificar que todas las personas que tienen interés en acudir a la reunión hayan sido avisadas. Basta con que una persona sea responsable de la llamada, pero nada impide que usted pregunte e informe a las otras.

Una vez que la gente esté reunida, escojan a alguien para ser coordinadora. La coordinación tiene el papel de mantener el engrasada la maquinaria. Ella está ahí para hacer que los acuerdos colectivos sucedan. Elegir una coordinadora es un intento de evitar que la gente se sienta acosada cuando rompen las reglas de la reunión sin darse cuenta. Escojan también una anotadora. Ella hará el acta y traerá de vuelta algún punto ya acordado para la aclaración, si es necesario.

Durante la reunión, preste atención a los acuerdos y a las dinámicas de poder.

Celular: al llegar a la escena, desconecta tu celular. Si necesita mantenerlo encendido, avise a los demás y póngalo en modo silencioso. Si la reunión va a tratar asuntos sensibles o secretos, apague el aparato y colóquelo con los demás dentro de una bolsa lejos de la reunión (en otra habitación, dentro de un coche, etcétera)

Arancel: son los puntos que se discutirán en la reunión. Prepárelos. Asegúrate de que todo el mundo sepa de antemano de lo que será tratado en la reunión. Traten de llegar a un consenso sobre la prioridad de los puntos. Este debate es importante para saber qué y por qué cada punto de la agenda es importante para la gente. Si este debate encallara, realice una votación cualitativa: cada persona da su opinión sobre los niveles de prioridades de los temas entre sí y, cuando todo el mundo haya terminado, la suma de los niveles definirá el orden de las agenda (véase la sección Herramientas).

Fin: decidan un buen horario para terminar la reunión. (Controversia: si una decisión es urgente y no se ha llegado a un consenso, recuerde la diversidad de tácticas: ayude en lo que quiera ayudar, no interfiera en lo que no le interesa. No «firme» su acción como parte del grupo. Sólo en esos casos, es mejor actuar, incluso sin unidad, que culpar a los demás por no haber hecho lo que tú querías. Deja abierto al grupo la posibilidad de apoyarte en las consecuencias o no.)

Pausa ( opcional): si hay tiempo suficiente (más de 2 horas), programe una pausa.

Disposición de las personas en el espacio: evite diferencias de altura y distancia. El círculo ha sido ideal para ello durante muchas décadas (quizá miles de años). Si quieren experimentar, vean si, al quitar un poco de poder de quien tiene, la dinámica del grupo mejora: dispongan de las personas más confiadas, con algún privilegio o que estén más dispuestas a hablar en público detrás o por debajo de los demás.

Inscripción: una de las formas de inscribirse para discutir algún punto de la agenda es levantando la mano para que la gente vea que tiene algo que decir. Entonces esperas a la persona que tiene la palabra y luego empiezas. Si hay mucha gente, la coordinadora puede ser responsable de» tomar la palabra » anotando a la gente inscrita por orden de llegada. Es común que aquellos que quieren debatir esta agenda tengan prioridad sobre quién quiere cambiar a un punto siguiente o volver a algo que ya se ha debatido. Ese acuerdo debe quedar claro al principio de la reunión y la coordinadora puede interrumpir cuando note que alguien está cambiando de agenda. Es importante recordar que la inscripción activa («quiero inscribirme ahora») favorece a las personas que ya tienen poder en público. Una dinámica para intentar cambiar eso es utilizar la inscripción pasiva: todas las personas están inscritas al principio, es decir, todo el mundo tiene la oportunidad de dar su opinión si quiere. En ese caso, es importante controlar el tiempo más allá de que todo el mundo sepa lo que se está haciendo: reuniendo opiniones, eligiendo los pros de una propuesta, o los contras, o dando informaciones, etc. Cada vez que alguien salga de lo que se está haciendo en ese momento, la coordinadora debe poder interrumpir y regresar al hilo de los temas. Por supuesto, en una asamblea grande, la inscripción pasiva es impracticable, lo que demuestra para qué tipo de dinámica de poder se ha hecho (media docena de oradores carismáticos convenciendo y dirigiendo la masa).

Habla: este es nuestro principal medio de expresión durante una reunión. Los gestos y las miradas también son importantes, completan lo que se está diciendo. Es por el habla que nuestro poder se manifiesta activamente (los privilegios y otras formas de poder también estarán presentes más pasivamente, pero serán tan efectivos como el habla. Mantén los ojos abiertos).

Cuando sea necesario, la coordinadora puede recordar a la gente a ser más clara y concisa. Si crees que necesitas más tiempo para aclarar tu punto, avísa y sugiere un tiempo para que la coordinadora te ayude a terminar.

Evite interrumpir el discurso de alguien, eso entorpece su razonamiento y mina su expresión de poder. Que la coordinadora sea la única que pueda interrumpir el discurso de alguien.

Cuando sea tu turno de hablar, quédate dentro del tema. Diga lo que quiera sobre ese punto específico. Evite hablar de otros puntos de la agenda o de asuntos fuera de la agenda.

Acta: el acta es el resumen de la reunión y contiene lo que se ha decidido. Cada encaminamiento deberá tener una persona responsable y una fecha para su realización, cuando sea posible. La anotadora enviará el acta a todas las personas relacionadas con la reunión (presentes o no). Es importante que el acta esté abierta a mejoras y correcciones.

Una vez que se ha convertido en un hábito, estos consejos harán que sus reuniones sean mucho más agradables, porque ya sabes, más o menos, lo que vas a encontrar.

 

Fuente: https://www.mariscotron.libertar.org/2019/08/11/boas-praticas-para-reunioes-parte-1-distribuicao-de-poder-e-boas-praticas-em-geral/

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