Buenas prácticas para reuniones – Parte 2: Reuniones online. Vía mar1sc0tron

En algunos casos las reuniones presenciales no son posibles. Hoy en día todo el mundo anda sin tiempo pero paradójicamente siempre queriendo hacer cosas. También a veces sentimos la necesidad de organizarnos con personas de otras ciudades o países. Nada de eso debería ser un impedimento para lograr nuestros objetivos. Es aquí donde aparecen las reuniones online.


Si las reuniones presenciales (físicas) hechas de manera espontanea acostumbran a ser una perdida de tiempo, cuando intentamos hacerlas a distancia se convierten en un desastre. Como abordamos anteriormente cualquier tipo de reunión se beneficiara de una comunicación clara y focalizada. Generalmente, los acuerdos previos hacen las cosas mucho mas fáciles y agradables.

Las reuniones online son muy parecidas a las presenciales, por eso nos resulta necesario hablar antes sobre como realizar una buena reunión y, por encima de todo cuales son los cuidados necesarios para evitar efectos nocivos que devienen de las diferencias de poder entre las personas que se encuentran tomando decisiones.

Valores

Cuando hablamos de tecnología desde el colectivo mar1sc0tron pensamos siempre en política también. Por eso además de funcionar (de ser efectiva) la herramienta usada para la comunicación en una reunión debe contener el máximo número de características políticas que deseamos para el mundo:

1. Conocimiento Libre: Los softwares libres de código abierto (sitio, programa, aplicación de celular) permiten su auditoria, uso, aprendizaje y modificación comunitaria. Escojemos el uso de esa categoría de softwares a pesar de que no tengamos (en el momento de uso) los conocimientos técnicos para evalularlos

2. Privacidad: La mayor parte de nuestras comunicaciones son “corriqueiras”. Creeemos que la privacidad es una valor fundamental para la libertad de los “de abajo” y de manera circunstancial puede serlo para los de “arriba”. Por eso necesitamos de criptografía de “punto-a-punto” (preferiblemente con una llave privada bajo nuestro control)

3. Descentralización: Los protocolos privados (google, facebook, whatsapp, telegram, e incluso signal) estan transformando internet en un conjunto de localizaciones exclusivas y controladas. Promovemos el uso de protocolos federados para que las herramientas puedan “se espalhar”, se metarfoseen en diferentes “jeitos” y con ello distribuir el poder y control en la red.

4.Desenvolvimiento autónomo y no-lucrativo: Apoyamos los colectivos que desarrollan tecnología e incentivamos el uso de las herramientas que estos han creado. Queremos una sociedad que promueva la autonomía colectiva e individual.

Parte técnica: problemas y soluciones

Dicho esto, vamos a hablar de los programas (software). En nuestras reuniones, usamos medios para expresar de manera ágil nuestras ideas (audio) para anotarlas (block de notas online, o pad) y otro para confirmar o rechazar de manera rápida una propuesta (chat por texto)

Audio:

– Hemos usado la versión online de Jitsi por ser práctico. Este software posee todos los medios que hemos mencionado para una reunión a distancia: audio (y video), bloc de notas online y chat mediante texto. Dicen que confiar en la criptografía realizada por el navegar no es muy aconsejable

– Una opción más rápida para audio-conferencia que estamos testeando y tiene buena pinta es “Mumble”. Este software esta disponible en los repositorios de Debian. Lo ideal seria que una persona crease el servidor y las otras se conecten directamente a este. La criptografía de “punto-a-punto” se ejecuta en su computador y la llave privada esta bajo el control de esta. Esta opción quizás sea la menos práctica, pero es la mas segura.
Bloc de notas online y chat:

– Hace muchos años que usamos los bloc de notas online (también conocidos comopads) para la creación colectiva y sincronizada de textos. Sugerimos el servicio de pad.riseup.net. Para una opción mas “enfeitada” tenemos cryptopad.fr. Los pads, tienen la posibilidad de añadir anotaciones y también incluyen un “bate-papo” mediante texto (chat) lo cual resulta muy práctico.
Acuerdos y formas de organizarse

Al igual que en las reuniones presenciales, hay formas de hacer que resultan contraproducentes como por ejemplo: hablar cuando lo esta haciendo una compañera (cortando su intervención), o derivar entre los temas propuestas tratando varios asuntos a la vez, llegar tarde, etc. Teniendo en cuenta esto, seguir algunos acuerdos previos puede ser MUY útil también en las reuniones online

Inicio: Confirmar que todo el mundo esta online y el software utilizado se encuentra a punto y funcionando. Un punto importante es chequear las configuraciones de audio y video (si son utilizados) verificando que estan funcionando antes de iniciar la reunión. Son muy habituales los problemas con las fuentes (web, software etc) y con los micrófonos o video en las reuniones online, por lo tanto hay que probarlos antes. Como los pads son un software sencillo es muy probable que todo el mundo consigna hacerlos funcionar bien (a no ser que el servidor done esten alojados tenga algún problema). De esta persona de una en una cada persona comenta por el chat como estan funcionando las cosas para ella: que voces oye, como está su conexión, cuales son sus dificultades o restricciones (alguien podría por ejemplo decir que escucha a todo el mundo pero, que no puede hablar porque esta trabajando o en una sala con mas gente)

Pautas y toma de actas: Como todo el mundo puede alterar las anotaciones de un pad, se deberían plantear unas pautas para la anotación en vivo que se consideren necesarias. La creación es colectiva por lo tanto no es necesario que nadie tenga la función específica de tomar notas o actas si se diera el caso. “Tachar” por ejemplo algo que se considera equivocado o innecesario en lugar de borrarlo directamente es una buena idea. Es posible también comentar o alterar directamente lo que está escrito,
Inscripción: Use la primera línea del pad (o cualquier lugar de este diseñado para ello) para anotar quien quiere hablar. A lo largo del tiempo eso será una línea con diversos nombres. Es importante tener anotar esto para saber quien esta hablando mucho o poco. Será una de las señales de la distribución del poder expresado durante la reunión.

Marque en el chat cuando comienza a hablar, así todo el mundo puede verificar que esta recibiendo su audio.

Al terminar, avisa claramente que termino (verbalmente o por el chat). Si te falto algo por decir, espera a tu próximo turno.

Marcar o tachar el nombre/nick de quien ya a hablado y concluido su turno.

Acuerdo / desacuerdo: el chat puede ser usado para mostrar acuerdo (es común usar la expresión “+1” para indicar que estamos conformes con una idea) y desacuerdo (“-1” el cual indica que no apoyamos tal o cual idea)

• Chat: El chat hace de las reuniones mucho mas dinámicas. Otras funciones “mágicas” del chat:

◦ Pedir de manera discreta por el chat alguna explicación o tratar en profundidad durnate mientras alguien habla sin interrumpir a la persona.
◦ Anotar cuando alguien empieza a hablar (escribiendo el nombre o nick de la persona) y así saber cuanto tiempo esta usando. Toda entra en el chat queda marcada con la fecha y hora.
◦ Avisar cuando hemos acabado de hablar. Conviene tener una palabra-clave para eso como, “finito” “punto” “termine”
◦ Avisar de manera discreta (por el chat) cuando alguien se esta alargando en su intervención
◦ Avisar en caso de que estemos olvidando el turno de alguien o dejando un tema atrás
◦ Avisar en caso de que se haya caido la el audio

Herramientas adicionales:

• Tabla para votaciones cualitativas: ayuda a resolver cuestiones y prioridades. Se puede usar el servicio de votación de crabgrass o ethercalc.org
• Cronómetro: para marcar el tiempo que falta
• Señal sonora sutil para indicar el fin de una intervención: serviría por ejemplo un beep suave
• Bloc de notas online: para hacer el acta conjuntamente → pad.riseup.net

En la próxima publicación trateremos algunas reflexiones entorno al consenso.

Enlace a la primera parte (traducción en castellano)

Fuente: https://www.mariscotron.libertar.org/2019/08/17/boas-praticas-para-reunioes-parte-2-reunioes-online/